代行業者を利用する

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ビジネス文書の電子化を代行してくれる業者が存在する

現在、会社では一人一台、パソコンが割り当てられているのが当たり前という時代なので、業務に必要な文書もデータで各自保存しているのが普通です。しかし、過去の文書に関しては紙の状態で残っています。そういったものを電子化する場合、社員が会社のスキャナーで行うか、あるいは文書の電子化を代行してくれる業者に頼むかということになります。 業者に電子化を依頼する場合、文書の内容が流出したりしないかという心配がありますが、しっかりとした業者に頼めば、そういったことはありません。百枚程度であれば社員がスキャンしても時間はそれほど取られませんが、昔からある会社で数万枚、数十万枚の文書を電子化しないといけない場合は、代行業者に頼むのが現実的でしょう。

スキャン代行業者はどういったサービスを提供しているのか

スキャン代行業者ですが、大きく分けて二種類存在します。まず、書籍のスキャンなども行っている業者です。こうした業者を自炊代行業者と呼ぶこともありますが、個人から書籍を送付してもらってスキャンするだけではなく、会社から文章を送ってもらってスキャンもするということです。こうした業者には従業員が何人もいる大きな会社もありますが、個人、あるいは数人の人間でサービスを行っている小さな会社もあります。 もう一つのタイプの業者は、オフィス専門にサーバーを提供したり、コンサルティングを行っていたりという中で、文書の電子化サービスも行っているという業者です。こうした業者では、スキャンした文書の廃棄方法についてもいくつかのパターンがあったりと、ただスキャンするだけではなく幅広いサービスを提供していることが多いです。